Zakup usług niematerialnych to codzienność w wielu firmach. Przedsiębiorcy korzystają z usług informatycznych, doradczych, reklamowych, księgowych, rekrutacyjnych, badawczych czy administracyjnych - często w ramach stałej współpracy z zewnętrznymi dostawcami. Do tej pory ryzyka podatkowe związane z takimi usługami kojarzyły się przede wszystkim z dwoma pytaniami: czy wydatek może być kosztem podatkowym oraz czy firma ma prawo do odliczenia VAT z faktury. Istotne było też udokumentowanie, że usługa faktycznie została wykonana.
Teraz dochodzi kolejny element: solidarna odpowiedzialność nabywcy za zaległości podatkowe usługodawcy w VAT. Zgodnie z ustawą z 4 września 2026 r. przekazaną Prezydentowi do podpisu nowe przepisy mają rozszerzyć ten mechanizm także na część usług niematerialnych. Szczegółowy katalog tych usług ma wynikać z nowego załącznika nr 16 do ustawy o VAT. Z dokumentów sejmowych wynika, że odpowiedzialność solidarna ma mieć zastosowanie do usług, dla których obowiązek podatkowy powstanie od dnia wejścia w życie nowych przepisów. Ustawa ma wejść w życie zasadniczo 1 stycznia 2027 r., z wyjątkami wskazanymi w jej przepisach końcowych.
Dla przedsiębiorców oznacza to, że przy wybranych usługach niematerialnych sama faktura i płatność mogą nie wystarczyć. Znaczenie będzie miało również to, czy firma zachowała ostrożność przy wyborze kontrahenta i czy potrafi wykazać, że usługa była rzeczywista.
Solidarna odpowiedzialność oznacza, że w określonych przypadkach nabywca może odpowiadać razem ze sprzedawcą lub usługodawcą za jego zaległość podatkową w VAT. Nie jest to jednak odpowiedzialność za każdy błąd kontrahenta.
W praktyce chodzi o sytuację, w której firma kupuje usługę objętą nowymi przepisami, a okoliczności transakcji wskazują, że usługodawca może nie rozliczyć VAT. Jeżeli nabywca wiedział o takim ryzyku albo miał uzasadnione podstawy, aby je zauważyć, może odpowiadać solidarnie za zaległość podatkową usługodawcy - w części podatku przypadającej na usługę wykonaną na jego rzecz.
Taki mechanizm wynika z projektowanej zmiany art. 105a ustawy o VAT. W dokumentach sejmowych wskazano, że przesłanki odpowiedzialności przy usługach niematerialnych mają być analogiczne jak przy towarach objętych dotychczasowym mechanizmem solidarnej odpowiedzialności.
Ważne jest więc to, że odpowiedzialność nie powinna powstać wyłącznie dlatego, że firma kupiła usługę niematerialną. Konieczne jest spełnienie warunków wskazanych w przepisach, w tym dotyczących rodzaju usługi, wartości transakcji oraz wiedzy lub uzasadnionych podstaw do przypuszczeń po stronie nabywcy.
Nowe przepisy mają dotyczyć tylko wybranych usług niematerialnych. Ich katalog został opisany przez odwołanie do symboli PKWiU. W wykazie znalazły się m.in.:
To oznacza, że nowe regulacje mogą dotyczyć bardzo typowych wydatków firmowych. W wielu przedsiębiorstwach będą to stałe koszty: obsługa księgowa, kampanie reklamowe, wsparcie IT, doradztwo biznesowe, outsourcing administracyjny albo rekrutacja pracowników.
Nie każda usługa niematerialna będzie jednak automatycznie objęta solidarną odpowiedzialnością. Trzeba sprawdzić, czy mieści się w katalogu wskazanym w przepisach oraz czy spełnione są limity wartościowe.
Z uzasadnienia projektu wynika, że solidarna odpowiedzialność przy usługach niematerialnych ma dotyczyć dwóch sytuacji.
To ważne przy stałej współpracy. Firma może otrzymywać kilka faktur w miesiącu, z których każda opiewa na kwotę niższą niż 15 000 zł, ale łączna wartość usług od jednego kontrahenta przekroczy próg miesięczny. W takim przypadku ryzyko należy oceniać szerzej niż tylko na poziomie pojedynczej faktury.
Sama wartość transakcji nie przesądza jeszcze o odpowiedzialności. Kluczowe jest również to, czy nabywca wiedział albo miał podstawy przypuszczać, że VAT z danej usługi nie zostanie wpłacony do urzędu skarbowego.
Mechanizm podzielonej płatności nadal może być ważnym sposobem ograniczania ryzyka. Zgodnie z ustawą uchwaloną 4 września 2026 r. zapłata z zastosowaniem split payment będzie wyłączać odpowiedzialność solidarną nabywcy przewidzianą w art. 105a ustawy o VAT, również w odniesieniu do usług niematerialnych objętych nowymi przepisami.
Nie oznacza to jednak pełnej ochrony przed innymi konsekwencjami podatkowymi. Jeżeli faktura dokumentuje usługę, która w rzeczywistości nie została wykonana, organ podatkowy może zakwestionować prawo do odliczenia VAT, nawet gdy należność została zapłacona z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.
W praktyce split payment nie powinien być więc jedynym zabezpieczeniem. Przy usługach niematerialnych szczególnie ważne będzie również udokumentowanie, że usługa została faktycznie wykonana.
Usługi niematerialne z natury są trudniejsze do udokumentowania niż zakup towarów. W przypadku towaru firma może pokazać dostawę, magazyn, protokół odbioru albo dalszą sprzedaż. Przy usługach doradczych, reklamowych, IT czy zarządczych dowody często są mniej oczywiste.
Ostrożność jest szczególnie wskazana, gdy:
Nie oznacza to, że każda taka sytuacja automatycznie prowadzi do odpowiedzialności solidarnej. Może jednak zwiększać ryzyko sporu z organem podatkowym, zwłaszcza jeśli firma nie będzie w stanie wykazać, co dokładnie kupiła i dlaczego uznała transakcję za rzetelną.
Najlepszym zabezpieczeniem jest prosta, ale konsekwentnie stosowana procedura. Nie musi być nadmiernie rozbudowana. Powinna jednak pozwolić odpowiedzieć na trzy pytania: kto jest kontrahentem, co dokładnie zostało zamówione i jak firma potwierdza wykonanie usługi.
W praktyce warto zadbać o:
Szczególnej uwagi wymagają usługi stałe, np. marketingowe, doradcze, IT, księgowe lub administracyjne. Przy takich usługach łatwo przyzwyczaić się do comiesięcznych faktur i nie zbierać bieżących dowodów wykonania. Tymczasem po kilku lub kilkunastu miesiącach odtworzenie rzeczywistego przebiegu współpracy może być trudne.
Warto zacząć od przeglądu najważniejszych dostawców usług niematerialnych. Firma powinna sprawdzić, które umowy mogą mieścić się w katalogu nowych przepisów i czy kwota należności ogółem na fakturze wynosi co najmniej 15 000 zł albo czy miesięczna wartość zakupów tych usług netto od jednego dostawcy przekracza 50 000 zł.
Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie listy usługodawców, od których firma kupuje usługi IT, księgowe, doradcze, reklamowe, rekrutacyjne, administracyjne albo badawcze. Następnie warto sprawdzić, czy do faktur istnieją dokumenty potwierdzające wykonanie usług: umowy, raporty, korespondencja, zestawienia lub inne efekty prac.
W firmach, które mają większą skalę zakupów, przydatny może być krótki audyt dokumentacji usług niematerialnych. Jego celem nie powinno być tworzenie nadmiernych formalności, ale sprawdzenie, czy dokumenty są wystarczające, uporządkowane i dostępne dla księgowości.
Rozszerzenie solidarnej odpowiedzialności w VAT na wybrane usługi niematerialne oznacza nowe ryzyko dla nabywców. Nie chodzi o to, że każda firma kupująca usługi doradcze, reklamowe, IT czy księgowe automatycznie odpowie za VAT kontrahenta. Odpowiedzialność ma zależeć od rodzaju usługi, wartości transakcji oraz okoliczności wskazujących, że nabywca wiedział albo powinien był przypuszczać, że usługodawca nie rozliczy podatku.
Najważniejszy wniosek: przy usługach niematerialnych sama faktura może nie wystarczyć. Firma powinna mieć dowody, że usługa była rzeczywista, została wykonana i miała związek z działalnością gospodarczą.
Im wcześniej przedsiębiorca uporządkuje dokumentację i procedury zakupowe, tym mniejsze ryzyko, że w razie kontroli będzie musiał odtwarzać przebieg współpracy po wielu miesiącach.
Stan prawny na: wrzesień 2026
