Zmiana biura rachunkowego budzi niepokój wielu przedsiębiorców. Obawa przed lukami w dokumentacji, konsekwencjami podatkowymi czy problemami z ZUS jest zrozumiała. Przy dobrym przygotowaniu przejęcie księgowości zwykle przebiega sprawnie, a czas i koszt procesu zależą głównie od kompletności dokumentów oraz zakresu prac (np. audytu otwarcia i ewentualnych korekt).
Jako MBW.TAX przejmujemy obsługę od dnia rozpoczęcia współpracy, a w ramach audytu otwarcia identyfikujemy ryzyka i, jeśli to potrzebne, przygotowujemy korekty oraz wyjaśnienia dotyczące wcześniejszych okresów na podstawie przekazanej dokumentacji oraz udzielonych pełnomocnictw. Ty skupiasz się na biznesie, my koordynujemy formalności i porządkujemy rozliczenia.
Zmiana biura to nie tylko nowy numer telefonu do księgowego - to szansa na reset jakości obsługi i podniesienie standardów bezpieczeństwa finansowego. W MBW.TAX traktujemy przejęcie księgowości jako budowanie zaufania od pierwszego dnia. Oto standardy, które otrzymujesz:
Analiza stanu ksiąg i rozliczeń, identyfikacja ryzyk oraz plan działań.
Przygotowanie korekt i korespondencji z urzędami w zakresie uzgodnionym w umowie i na podstawie dokumentów.
Stała osoba kontaktowa, która zna Twoją branżę i sposób działania.
Zdalny dostęp do dokumentów i ustalonego obiegu informacji.
Najczęstsze sygnały ostrzegawcze wskazujące, że czas na zmianę:
Prowadzimy proces krok po kroku - tak, aby ograniczyć ryzyko i uniknąć przerw w rozliczeniach.
Udostępniamy wzór wypowiedzenia i pomagamy uzupełnić go danymi oraz dopilnować formalności (termin, sposób doręczenia, potwierdzenie odbioru); w razie wątpliwości co do zapisów umowy rekomendujemy konsultację z prawnikiem.
Poprzednie biuro powinno przekazać dokumenty i ewidencje związane z obsługą, w zakresie, w jakim je posiada (np. ewidencje, pliki JPK, potwierdzenia wysyłek, zestawienia). Wspieramy w odzyskaniu dokumentacji, przygotowujemy pisma i, w razie sporu, kierujemy sprawę do współpracującej kancelarii.
Przeprowadzamy audyt ksiąg za uzgodniony okres. Sporządzamy brakujące deklaracje i korekty, a jeśli jest to zasadne w danej sytuacji - w razie potrzeby przygotowujemy zawiadomienie w trybie tzw. czynnego żalu - po ocenie, czy w danej sprawie może być skuteczne (m.in. czy organ nie podjął już czynności w sprawie).
Uruchamiamy bezpieczny panel klienta, wdrażamy uzgodniony obieg dokumentów oraz konfigurujemy integracje (np. KSeF) jeżeli są dostępne i zasadne dla Twojej organizacji. Ustalamy także cykl raportowania (VAT, PIT/CIT, wyniki, rozrachunki).
Od pierwszego dnia uzgodnionego okresu rozliczeniowego obejmujemy bieżącą obsługę i pilnujemy terminów. Celem jest ciągłość rozliczeń, a harmonogram ustalamy w oparciu o Twoją sytuację i terminy wynikające z umowy z poprzednim biurem.
Twoje obecne biuro nie spełnia oczekiwań? Przejmiemy księgowość w uporządkowany sposób i poprowadzimy proces zmiany krok po kroku.
Samo przejęcie obsługi i organizacja procesu zwykle nie wymagają dodatkowych opłat, natomiast ewentualne prace dodatkowe (np. audyt otwarcia, korekty zaległości, porządkowanie ksiąg) wyceniamy indywidualnie po wglądzie w dokumenty i ustaleniu zakresu.
Czas przejęcia zależy od kompletności dokumentacji, skali działalności oraz terminu wypowiedzenia u poprzedniego biura. W praktyce pierwszy etap (dokumenty + uruchomienie procedur) często da się zorganizować w kilka dni roboczych, a pełne „ustabilizowanie” procesu następuje po zamknięciu pierwszego okresu rozliczeniowego.
Co do zasady poprzednie biuro nie powinno blokować przekazania dokumentacji związanej z obsługą. Jeśli pojawiają się utrudnienia, pomagamy przygotować wezwanie do wydania dokumentów i ustalić sposób przekazania (np. protokół zdawczo‑odbiorczy), a w razie sporu kierujemy sprawę do współpracującej kancelarii.
Poprzednie biuro może ponosić odpowiedzialność za błędy w okresie, w którym świadczyło usługi - na podstawie umowy i polisy OC (z uwzględnieniem terminów przedawnienia roszczeń). W MBW.TAX pomagamy skompletować dokumenty i opis zdarzeń potrzebny do rozmów z poprzednim biurem i/lub ubezpieczycielem (w razie potrzeby rekomendujemy konsultację z prawnikiem).
Nie ma takiego obowiązku. Po zakończeniu procesu przekazania i audytu możesz zlecać nam okresowe przeglądy ksiąg, pojedyncze korekty deklaracji lub konsultacje - zakres współpracy ustalamy elastycznie.
